9 Langkah Membuat Use Case Diagram yang Benar

Selama kita bikin perencanaan waktu mau ngerjain proyek IT, membuat Use Case Diagram udah jadi barang wajib. Diagram ini sangat bermanfaat untuk bikin penjelasan kita ke klien tentang sistem yang akan dibuat jadi lebih simpel. Selain menggambarkan bagaimana sistem ini bekerja, Use Case Diagram juga bikin kita dan stakeholder mudah menemukan hal yang mungkin akan merepotkan selama proyek dikerjain nanti.

Saat menguji sejumlah mahasiswa IT dan ngerjain beberapa proyek, saya baru sadar ternyata banyak yang meremehkan diagram ini. Karena sederhana dan terlihat mudah dibuat, saya merasa banyak mahasiswa dan bahkan praktisi IT yang ‘ngasal’ bikinnya.

Nah, lewat artikel ini saya akan bagikan langkah-langkah yang benar dalam mengkonstruksikan Use Case Diagram.

Swain melakukan riset yang dipublish di IJSE pada tahun 2010 yang menunjukkan bahwa Use Case Diagram yang dilibatkan di sejumlah proyek sangat bermanfaat bagi klien namun kontennya terlalu berlebihan, alias ‘redundant’.

Terus gimana caranya supaya Use Case-nya nggak redundant?

Sebenarnya, Use Case Diagram membutuhkan langkah yang benar, analisa yang rinci dan tepat sebelum mulai membuatnya. Setiap kali mendapat data, makin banyak belum tentu makin bagus. Hanya data atau informasi yang tepat dan relevan yang kita butuhkan. Plus, kalau kita udah tau apa aja langkahnya, kita bisa bikin Use Case yang nggak redundant.

Apa aja sih langkah yang tepat dalam membuat sebuah Use Case Diagram?

#1 Kumpulkan Informasi

Temukan siapa pihak yang punya semua informasi tentang hasil proyek nanti. Pihak-pihak ini bisa jadi mereka yang terlibat di proses bisnisnya, pengguna sistem IT yang serupa dengan hasil proyek, partner bisnis, atau pihak yang berperan sebagai pengamat bisnis ini.

Selain itu, Anda juga sebaiknya memperhatikan bagaimana karyawan di bisnis ini bekerja, Anda terlibat sebagai konsumen juga boleh dicoba, menginterview pihak-pihak terkait, dan meninjau form-form atau laporan yang ada di bisnis tersebut.

Ambil contoh di proses bisnis bandara, Anda bisa menemukan informasi seperti langkah check-in, contoh tiket, atau jabatan para karyawan di bandara.

#2 Identifikasi Aktor

Semakin banyak aktor yang bisa didapat, maka semakin bagus. Nantinya aktor-aktor ini bisa dipilih-pilih lagi, mana yang relevan mana yang tidak. Anda bisa juga mengelompokkan mereka kalau perannya mirip.

Anda bisa nemuin siapa aktornya dengan menjawap pertanyaan ini: Siapa konsumen di bisnis ini? Apa mereka punya partner bisnis? Siapa saja? Bisnis eksternal mana yang terlibat di sistem bisnis yang kita kerjakan?

Misalnya, potter di bandara, mereka nggak termasuk aktor karena menggunakan jasa mereka nggak jadi syarat penumpang untuk bisa terbang. Lain hal dengan agen penjualan tiket, kalau Anda pesan tiket lewat situs online, mereka agen itu kita sebut aktor. Anda nggak bisa terbang kalau si agen tiba-tiba menghilang dan tiket Anda belum dicetak, padahal udah bayar.

#3 Identifikasi Barang/Jasa di Bisnis

Temukan barang atau jasa yang disediakan atau digunakan oleh aktor-aktor tadi. Barang atau jasa di bisnis ini tentunya, ya. Temukan juga pada momen apa dan bagaimana terjadi komunikasi dengan sistem atau partent bisnis lain. Buat daftar kejadian apa yang membuat suatu kegiatan dilakukan?

Perhatikan bagaimana bisnis berjalan, siapa saja yang terlibat di dalamnya. Temukan semuanya.

Aktifitas check-in di bandara dan check ini lewat situs online adalah aktifitas yang menghasilkan tiket pesawat, maka aktifitas keduanya adalah Use Case kita.

#4 Hubungkan Use Case

Temukan siapa konsumen atau partner bisnis yang punya peran penting terhadap barang/jasa di bisnis ini. Cari tahu apa yang mereka lakukan terhadap peran tersebut. Setiap peran mungkin terlibat di lebih dari satu aktifitas, catat itu.

Aktor penumpang pesawat boleh memilih check-in melalui agen penjualan tiket, atau situs online, ataupun check-in langsung di bandara dengan bantuan petugas check-in.

#5 Beri Nama Aktor dengan Benar

Saat menggambar aktor di Use Case Diagram, berilah label atau nama aktor yang mewakili peran aktor tersebut dengan tepat. Saya sarankan gunakan terminologi bisnis di area domain yang sedang proyek Anda kerjakan.

Aktor bisa diberi nama dari jabatan mereka, kebutuhan sistemnya, tanggung jawabnya, atau profil organisasinya. Utamakan nama yang mudah dipahami klien Anda.

#6 Kembangkan Use Case

Setelah Anda membuat sejumlah Use Case dari sistem bisnis ini, apakah ada Use Case yang harus dihubungkan? Beberapa Use Case bisa digabung atau dihubungkan saat ada aktifitas yang harus dilakukan sebelum atau sesudah suatu fungsionalitas digunakan. Temukan juga aktifitas apa yang harus dilakukan kalau ada Use Case yang tidak dilakukan.

Misalnya, aktifitas penumpang yang pergi ke bandara tidak termasuk proses bisnis. Saat koper Anda diantar ke bagasi pesawat, ini dilakukan oleh orang yang nantinya memeriksa daftar penumpang. Kalau Anda melakukan perjalanan internasional, ada lagi pihak yang akan memeriksa daftar penumpang.

Dari aktifitas penumpang naik dan turun ke pesawat, kita peroleh lagi dua aktor baru. Siapa tadi hayo?

#7 Sesuaikan detail Use Case Anda

Saat Use Case dibuat terlalu rinci, diagram ini akan terlihat kompleks dan rumit untuk dipahami. Tapi saat Use Case terlalu sederhana, hal-hal penting yang seharusnya ada, ternyata nggak dicatat, dan nantinya bakalan bikin pengerjaan proyek jadi berulang-ulang dan menambah biaya lagi.

Gimana caranya supaya Use Case nggak terlalu kompleks dan terlalu sederhana? Kita sesuaikan! Caranya?

  1. Apabila ada rangkaian aktifitas yang dilakukan langsung satu sama lain, sebaiknya digabung menjadi satu aktifitas. Sedangkan yang tidak, artinya aktifitas itu tidak ada hubungannya, jadi sebaiknya dipisah.
  2. Pecahkan Use Case yang punya aktor terlalu banyak.
  3. Kombinasikan Use Case yang menjelaskan barang/jasa yang hanya bisa digunakan kalau dikombinasikan dengan barang/jasa yang lain.
  4. Periksa juga Use Case yang nggak diawali oleh aktifitas aktor. Use Case seperti ini dianggap aktifitas intenal dan sebaiknya hanya digambarkan di pandangan internal sistem bisnis.

#8 Deskripsikan Use Case

Berikan penjelasan tentang rangkaian interaksi dan skenario di dalam Use Case Diagram tersebut. Setiap barang/jasa di sistem bisnis ini harus dijelaskan dengan rinci. Ambil sudut pandang konsumen atau klien untuk memudahkan Anda menjelaskannya ke stakeholder nanti.

#9 Gunakan Include Relationship

Kalau ada sebagian interaksi yang sama di beberapa Use Case, kombinasikan mereka dengan Include Relationship.

Misalnya di aktifitas cetak boarding pass melibatkan check-in di bandara atau check-in lewat situs online.

Setelah melakukan langkah-langkah tadi, periksa kembali Use Case Diagram Anda untuk menemukan kesalahan atau kekurangan. Cara terbaik untuk memeriksanya adalah dengan meminta pendapat rekan lewat meeting. Orang lain selalu mampu melihat kesalahan kita, ya kan?

Kalau sudah, sekarang gimana caranya kita tahu kalau Use Cae Diagram ini sudah selesai?

Use Case Diagram yang sudah selesai punya kriteria seperti, semua barang/jasa yang tersedia untuk konsumen dan partner bisnis sudah dijelaskan, aktor memulai Use Case dengan jumlah aktor yang cukup, serta penamaan label aktor dan aktifitas sudah sesuai dengan terminologi area domain bisnis.

Jikalau Use Case Diagram Anda sudah memenuhi kriteria ini, kini saatnya presentasi ke klien. Selamat mencoba!